如何成為一個效率爆表的人?
新年伊始,想必許多朋友都躊躇滿志,想要有所作為。
今天的文章,想跟你分享:我自己關于提高效率的一些心得,以及許多人在追求「高效」的道路上,特別容易出現的幾個誤區。
希望可以幫助大家,更好地實現自己的目標和計劃。
作者:Lachel 來源:L先生說
ID:lxianshengmiao
1. 同時做幾項任務可行嗎?
很多人會有一個誤區,認為高效就是可以同時做好幾件事:一邊寫方案,一邊查資料,一邊回信息,一邊還能聽聽音樂、放松身心……
但這其實是錯誤的。大腦是無法同時處理多項任務的,它只能一項一項地處理。因此,當我們「同時做ABCD多件事情」時,實際上是什么呢?是大腦先集中處理A,然后切換到B,再切換到C,再切換到D……
為什么呢?原因很簡單:因為大腦的注意力跟工作記憶本質上是一個東西,而工作記憶的容量是極其有限的(4個單位)。這就導致了:我們在同一段短暫的時間內,只能把極少數的信息儲存在工作記憶里,讓大腦對其進行處理。一旦超出這個負荷,我們就不得不把先前的信息清除出去,再重新寫入。
這不但無法提高我們的效率,反過來,還會造成兩個負面效果:
1)當我們從任務A退出,再切換到B時,大腦需要一段時間清空緩存、寫入新的任務信息,這段時間雖然不多,但累積起來就會非??捎^。
2)當我們從任務A切換到任務B時,如果A還沒有做完,那么它就會有一部分殘留在我們的腦海中,叫做「注意殘留」(Attention Residue),占用我們的認知資源,使得我們能夠處理任務B的資源減少。
可想而知,當我們多次經歷切換,多次堆積「注意殘留」時,我們還能剩下多少精力和資源,用來處理眼前的事務。
實際上,2019年的一個研究發現:即使是最簡單的「多任務處理」——一邊工作一邊聽音樂,也是有害的。(Threadgold等, 2019)
這個研究測試了多種不同的音樂,包括有歌詞的音樂和純音樂,結果發現:不管有沒有歌詞、參與者喜不喜歡,當他們一邊聽音樂一邊工作時,他們的創造力、記憶力和理解能力,都出現了不同程度的下降。
那么,是不是在所有的情況下,我們都無法進行多任務處理呢?其實也是有例外的。唯一的例外情況是:當你同時在做的兩個任務里面,有一個是非常重復、非常機械的運動,不需要任何注意力——唯有在這個情況下,才能進行多任務。
一個簡單的例子就是一邊走路一邊玩手機。當我們玩手機時,由于「走路」這項任務是一項極其簡單的運動任務,主要由小腦負責,不占用大腦的資源,因此我們可以毫無障礙地做到「多任務」。
但是,如前文所說,在這個情況下,我們的注意力會全部放在「玩手機」上面,因此,一旦路上有崎嶇的臺階,或是突然有車竄出來,我們就很容易來不及反應,從而無法及時規避,容易受傷。(因此,千萬不要一邊走路一邊玩手機喔)
總結一下,效率爆表的第一個原則:
如果你有好幾項任務需要做,一定不要同時做,而是給它們排一個序,把時間分解成多個階段,在一個階段時,只專注做一件事情。直到它告一段落了,再做下一件事情。
2. 長時間專注工作可行嗎?
很多朋友可能都知道「心流」,也知道,要做到高效,實際上就是要不斷地去追求心流。
那么問題來了:心流是可以持久的嗎?或者說,我們有必要追求長時間、專注不停地工作,讓自己沉浸在心流之中嗎?
這其實也是不可行的。
為什么呢?原因很簡單:我們的注意力會時刻不斷地進行「掃描」,這種掃描包括對周圍環境的監測,也包括對內在念頭的激活。一旦激活到一些比較重要的念頭,我們就會從TPN模式進入DMN模式,亦即進入「走神」的狀態。
心流狀態雖然可以抑制這種效應,但并不能做到100%。所以,隨著時間推移,我們內在的某些雜念,被留意到、放大、關注、覺察到的概率,就會不斷上升。
一旦發生這種情況,你的感受是什么呢?你會感到:突然間有一個想法不受控制地「闖入」腦海,可能是某件還沒完成的事情,可能是對未來的某個擔憂,可能是某種不由自主的胡思亂想……它會帶來一系列的聯浮想聯翩和情緒起伏,讓你立刻從心流狀態里面退出。
這種闖入的念頭,就叫做「侵入式思維」。
如何應對這種情況呢?有些朋友可能會說「正念」。的確,正念是一種鍛煉注意力的方式,可以加強我們對注意力的掌控,抑制 DMN 的活躍。不過,在現代神經科學里面,對于正念的效果還有一些爭議,有待進一步的探索。
實際上,更直接、有效的做法是什么呢?是鍛煉我們快速進入心流狀態的能力。
以我為例:假設我要寫一篇文章,預計需要2個小時,我不會追求讓自己在這2個小時里面全神貫注,這非常不現實。而是:我會把這2個小時切分成多個階段,每個階段可能是15-30分鐘,然后要求自己,在這一個階段里面心無旁騖地工作,盡量去抑制大腦的 DMN。
如何劃分階段呢?我一般不以時間為單位,而是以工作內容為單位。像前面這個例子,我就會把文章大致劃分成5-6個部分,每一個部分為一個階段。做完了,就休息一下,換換腦子,干點別的事情,比如回復信息、整理資料,等等。
那么,如何讓自己快速進入心流呢?一個簡單的技巧是:把工作過程中你的思路、想法和進展記下來,簡單記錄下關鍵詞即可。這樣,當自己回來工作時,就可以第一時間進入狀態。
另外,選擇適當的難度也很重要。心流的本質是什么?是需要思考的強度剛好能夠填滿你的注意力,不會太低,也不會太高。因此,如果工作比較簡單的話,可以試一試給自己提升難度,嘗試去做出一點不一樣的東西出來,充分調動大腦的運轉。
這就是效率爆表的第二個原則:
與其追求長時間的專注,不如培養自己能夠隨時進入心流的能力,把工作分成多個階段,少量多次地去「沖刺」。
3. 經常切換工作場景,可行嗎?
先思考一個簡單的問題:許多人的辦公桌都很亂,那么,是常常整理辦公桌好,還是不整理好呢?
答案可能會出乎意料:不整理辦公桌會更好。
為什么?因為大腦有一個特性:喜歡把兩樣東西聯系起來,建立起快速的反應。所以,當你長時間在比較凌亂的辦公桌上工作時,大腦就會把這種辦公桌的狀態跟工作狀態建立聯系,讓你更容易進入工作狀態。
反之,一旦你整理了辦公桌,這種聯系就會被打破。從而,你需要花費更長的時間,才能進入工作狀態,而且很容易被打破。
也就是說:如果你能夠從頭開始就保持辦公桌的整潔,那么就可以保持下去;但如果你的辦公桌一直都那么亂,那也沒有必要去整理,保持它的自然狀態,可能是更好的。
這個原理可以遷移到很多地方。比如:為什么許多人遠程工作或自由職業時,在家里總是感到狀態不佳?原因就是:大腦已經把家里跟「休息」建立起了聯系,從而導致你在休息狀態和工作狀態兩者間發生矛盾。
因此,如果你有在家里學習或工作的習慣,那么很重要的一點是做好分區:最好是能夠把家里分成幾個功能區域,在一個功能區域里面只做一種事情,需要切換時,就換一個功能區域。
比如:如果你習慣在沙發上看電影,那么就不要在沙發上讀書、工作,因為這樣很容易分心。而是專門騰出一個區域——哪怕只是一張椅子和一張桌子也行,一定要把它跟其他日?;顒訁^分開來。
不過我自己的做法,是把學習和工作變成在家里的日?;顒?,然后限制其他活動的區域。這樣一來,就可以實現:在家里任何地方,想到任何有趣的點子都可以隨時記下來;碰到任何問題都可以隨時拿出電腦列一下脈絡;想看書了,隨手拿起一本書就能翻上幾頁……
如果你沒有辦法把家里分成太細致的功能區域,那么一個有效的辦法就是:出門去咖啡館工作。把咖啡館變成你的工作場景。這樣也可以讓自己在工作時更專注。
甚至,我們還可以利用這個原理,建立一些日常的慣例,來幫助我們快速啟動工作狀態。
舉個簡單的例子:我吃完午飯,休息一下之后,一般會泡一杯茶,再開始工作。那么久而久之:「泡一杯茶」就會成為我啟動工作狀態的一個觸發器。一旦我泡一杯茶,大腦就會知道:下一步,該開始工作了。從而更容易進入工作狀態。
同樣,你可以用任何簡單易行的行為,將它跟工作之間建立一個聯系,從而幫助自己進入工作狀態。
不過要注意的是:如果你這樣做,就要避免讓這個行為跟其他的狀態建立聯系(比如:不要泡一杯茶去看?。?,否則就起不到作用了。
總結一下,效率爆表的第三個原則:
把工作狀態跟某個固定的場景和行為之間建立聯系,幫助我們更容易進入工作狀態,更不容易分心。
4. 把重要工作放在早上做,可行嗎?
很多文章和課程可能都會教你:早上是一天里面精力最集中、效率也最高的時候,一定要趁早上把重要的工作先做了。
這個道理適用于所有人嗎?其實不一定。
為什么呢?因為,所謂早上精力最集中、效率也最高,并不是因為早晨有什么特殊的力量,而是因為:我們每天從醒來之后,大腦就在不停地運轉,思考、工作、學習,這些活動都要消耗能量,故而會慢慢堆積起許多代謝產物,也就是腺苷。
而腺苷的堆積,會抑制多巴胺和血清素的分泌,讓我們產生困倦感、疲憊感,從而不想動腦。
因此,許多人認為早晨更高效,主要是因為早晨剛起床時,腺苷清理一空,大腦處于最健康的狀態。
但這并不是說腺苷在一天里面無法被清除。實際上,當我們吃飯、休息、轉換思緒,以及把大腦「后臺」的雜念清空時,都可以消除腺苷,把它們重新組裝成ATP,供大腦使用。
進一步,晨型人由于早睡早起,在下午和晚上一般會累積大量腺苷,從而狀態比起早晨會更低落。但夜型人則不然。
一方面,夜型人白天的工作時長往往較低,從而腺苷更容易達到一個動態平衡,不容易堆積起來;另一方面,夜型人的思維往往在晚上會更發散、更自如,從而更容易讓大腦興奮起來。
像我自己,我一般一天里面最佳的工作狀態是下午接近傍晚的時候,以及晚上接近深夜的時候,所以我的工作習慣是:早上起來之后先處理一些簡單、瑣碎的工作,減輕大腦負擔;等到了一天里面狀態最好的時間段,再集中精力去做最重要的任務。
同樣,如果你是一個夜型人,或者你的工作要求較高的發散思維和創造力,那么最適合你的可能是下午和晚上,而不是早晨。
當 然,具體一天里面哪個時間段是你最佳的精力狀態,就需要你自己去挖掘了。不妨試著每天做一做日記,寫一下今天在什么時間段處理了什么事情,以及自己處理事 情時感受到的狀態。如果長期來看,某個時間段你的思維特別活躍,精力似乎很旺盛,總是能把事情很快做完,那么它很可能就是你的「波峰時間」。
一旦你找到自己的「波峰時間」,那么對應的,你也可以找到自己的「波谷時間」和「正常時間」。那么不妨按照這個節奏,來安排自己的任務:
最瑣碎的、最不重要的、不需要耗腦子的(一般是整理和操作性事務),以及可以快速得到反饋的,安排在「波谷時間」;
日常的事務,溝通,協作,信息回復,安排在「正常時間」;
最重要的工作,包括跟自己業績目標緊密掛鉤,需要做出亮點和成果的,又或者需要投入精力去學習的,安排在「波峰時間」。
效率爆表的第四個原則:
結合你自己的作息習慣和工作性質,找到你一天里面穩定的三種「節律」,按照這個節律去安排自己的工作。
5. 干完活就休息,可行嗎?
很多人有這種根深蒂固的習慣:一天里面,只要干完了一件比較重要、困難的活,就總會對自己說:今天的事情已經完成了,可以休息了。然后心安理得地去休息、娛樂、放松……
這其實是一種浪費。
為什么這樣說呢?因為,工作狀態很大程度上來源于什么呢?來源于大腦對獎勵的反應和預期。
簡單來說:什么情況會讓我們的狀態變得高漲?通常是兩種情況:第一,是你剛剛得到了反饋,獲得了滿足感和成就感,大腦處于「躊躇滿志」的時候;第二,是你對一件事情充滿興趣和渴望,這種興趣和渴望提前給大腦「預支」了獎賞,讓大腦處于「動力十足」的狀態。
而你做完了一項困難的任務,其實正好處于什么狀態呢?第一種狀態。
因此,更合理的做法是什么呢?不是見好就收,而是乘勝追擊。
但為什么許多人在完成一件困難的任務之后,就會感到沒有斗志,不想繼續動腦,只想休息呢?很多時候并不是真的需要休息,而是我們長久以往的慣性思維使然。
只要你覺得「我做完了今天的任務,該休息了」,大腦就會自動調到休息狀態,于是,讓你難以集中精力,大腦也懶洋洋地不想動……
但反過來,如果你相信:做完了一件困難的任務,剛好熱完了身,現在正好處于狀態高漲的時候,那么,你就能夠發揮出自己最好的水平。
我自己有一段時間有有過切身體會:之前一直覺得,每周四寫完文章,那么周四當天和周五可以休息一下,換換腦子,周末再繼續工作……從而,總是荒廢了周四和周五的大量寶貴時間。
后來,思維模式變成了:剛寫完文章,整個人的思維處于最靈活的狀態,又沒有非常緊迫的壓力,這個時候不把最重要的事情拿出來做,還等什么時候?
從而,周四和周五兩天,反而成了我一周里面工作效率最高的階段。但凡有比較棘手和復雜的事情,我都會放在這兩天去處理。
當然,前提是:你要能夠非常清楚地判斷出:自己的身體能不能扛得住,你的工作量是否已經達到了身體的負荷上限。如果已經到了上限,那肯定是不能繼續工作、學習、思考的,一定要好好休息,絕不能勉強。
如何判斷呢?一個簡單的方式是:做完困難的任務后,先休息一會兒,關注一下自己身體的狀態。如果你感到肌肉酸疼,頭暈、頭痛,眼睛發酸,渾身沒有力氣,那說明你的身體已經到了一個限度,這個時候就需要好好休息,不要給自己任何壓力。
而如果你的身體沒有任何異樣,反而,大腦因為剛剛經歷高強度的運轉,現在非常興奮,那么不妨讓自己乘勝追擊,一鼓作氣地把其他任務也給攻克掉。
效率爆表的第五條原則:
分清自己是真的疲勞還是虛假的疲勞,如果是前者,就果斷休息,恢復精力;如果是后者,不妨取消「做完事情就要休息」的心態,讓自己一鼓作氣、乘勝追擊。
最后,再說幾句。
追求效率是為了什么?為了可以做更多的事情嗎?其實不是的。
事情永遠是做不完的,一心想著「做更多的事情」只會適得其反。追求高效,是為了節省出更多的時間,讓我們能夠有暇去關注自己的健康,家庭,理想,以及幸福感。
許多時候,我們缺的其實不是效率,而是舍棄。舍棄那些不重要的事情,舍棄那些并非自己真正想做的事情,舍棄那些可以不做、不會有嚴重后果的事情,才能有更多的空間,可以讓我們跟自己的內心好好對話。
同樣,許多時候,我們要追求的也不是「快」,而是「慢」。慢下來,讓我們真正去關注自己的思維、情感和身體,好好去品味生活、體驗生活,而不是把自己活成一顆螺絲釘。
這才是「效率」真正的要義,也是我們做到「高效」真正的目標。
人生之路道阻且長,在有些階段跑得快一點,不是為了更早地跑完全程,而是為了有時間可以慢下來,陪伴自己,陪伴家人,好好地欣賞一路上的風景。
畢竟,一切都是外在之物,唯有健康、夢想、記憶和愛,才會伴隨我們終生。